Waarom transparantie belangrijker is dan perfectie

De avond is zorgvuldig voorbereid. Het ontwerp ziet er strak uit. De tekst is tot op de komma afgestemd. De risico’s zijn besproken. Het participatietraject kan beginnen.

En toch gebeurt het.
Binnen een uur staan de eerste reacties online.

“Waarom horen we dit nu pas.”
“Dit is toch allang besloten.”
“Ze doen nooit iets met onze ideeën.”

De perfecte voorbereiding levert precies op wat niemand wil. Wantrouwen.

Het is een herkenbare scène voor veel gemeenten. Er wordt enorm hard gewerkt om participatie netjes, zorgvuldig en beheerst te organiseren. Maar wie met inwoners werkt, werkt met mensen. En mensen bewegen niet binnen risicoprotocollen. Ze bewegen binnen vertrouwen.

De illusie van controle

In het publieke domein leeft sterk het idee dat je pas kunt starten als alles klopt. Alsof perfectie een soort firewall is, die kritiek tegenhoudt. Dat als je maar genoeg afstemt, genoeg dichttimmert, genoeg voorziet, er niets mis kan gaan.

Maar de gedachte dat participatie controleerbaar is, is een illusie. Participatie is levend. Menselijk. Onvoorspelbaar. Het beweegt met emoties mee. Met verwachtingen. Met de realiteit van bewoners die het proces ervaren vanuit hun eigen leefwereld en hun eigen verhaal.

Daarom is één ding altijd waar.
Actie is beter dan perfectie.

Niet omdat fouten wenselijk zijn, maar omdat vertrouwen alleen ontstaat in het echte gesprek. Niet in het strak geregisseerde toneelstuk.

Wat inwoners écht nodig hebben

Inwoners haken zelden af op de uitkomst alleen. Ze haken af op het gevoel dat hun bijdrage er nooit toe deed. Dat het proces een decorstuk was. Dat de beslissingen allang vastlagen.

Vertrouwen ontstaat wanneer mensen kunnen zien dat het proces klopt.

Transparantie speelt daarin de hoofdrol. Niet aan het einde. Niet bij de terugkoppeling. Maar in de hele reis. Van begin tot einde.

Transparantie betekent:

• • helder zijn over verwachtingen
  • eerlijk zijn over wat vaststaat en wat nog openligt
  • laten zien wie verantwoordelijk is en wie beslist
  • zorgen erkennen
  • inbreng waarderen, óók als mensen boos zijn
  • tijdig terugkoppelen wat er met ideeën gebeurt
  • duidelijk uitleggen waarom keuzes worden gemaakt
  • inwoners betrekken bij uitvoering en evaluatie

Het zijn allemaal schakels in dezelfde ketting. En als één schakel mist, valt het vertrouwen eerder om dan je lief is.

De kloof tussen ophalen en eigenaarschap

Er zijn gemeenten die het al anders doen. Die durven experimenteren. Die snappen dat je met informeren en ophalen alleen nooit komt tot echte betrokkenheid. Veel gemeenten blijven echter hangen in de eerste lagen van participatie. Informeren tijdens een bijeenkomst. Raadplegen met een enquête. De betrokkenheid die je creëert, is bijna meteen weer verdwenen. Bij elk project moet je weer helemaal opnieuw beginnen. 

Eigenaarschap ontstaat pas wanneer inwoners iets kunnen betekenen in het vervolg. Wanneer ze volwaardig meedoen. Wanneer zeggenschap gedeeld wordt. Daar zit de grootste verschuiving. Eigenaarschap geef je niet. Eigenaarschap ontstaat wanneer je ruimte maakt.

Gemeenten die strak willen regisseren, krijgen vaak weerstand. Gemeenten die durven loslaten, krijgen samenwerking terug.

De weerstanden onder de oppervlakte

Waarom blijft die stap voor veel organisaties zo lastig? De gesprekken die jij en ik voeren, klinken vaak hetzelfde;

“We kunnen toch niet iedereen tevreden houden.”
“We willen geen verwachtingen wekken die we niet kunnen waarmaken.”
“Wat als het ontspoort?”
“Wat als we kritiek krijgen?”
“Waar halen we de tijd vandaan?”

Het zijn logische zorgen. Menselijk ook. Maar de vraag is: brengt minder transparantie ook daadwerkelijk minder risico? Meestal is het tegendeel waar.

Hoe transparantie er in de praktijk uitziet

Transparantie betekent niet dat je alles vrijlaat.
Het betekent dat iedereen kan zien hoe het proces verloopt en welke rol zij daarin hebben.

In een platform als ID-Flux wordt dat zichtbaar in hoe mensen samenwerken. Alle inbreng is open voor dialoog. Iedereen ziet elkaars ideeën en kan hierop reageren. De moderator koppelt terug. De kennisbank zorgt ervoor dat alle benodigde informatie en documentatie direct voor iedereen beschikbaar is. Het is duidelijk wie de beslissingen neemt. Het is helder waar ruimte is en waar niet.

En misschien wel het belangrijkste: je ziet wie er meehelpt aan de uitvoering. Misschien ben je zelf wel onderdeel van het realisatieteam. Iedereen kan volgen wat er gebeurt. Je kunt mensen bedanken, meenemen, successen vieren.

Dit is geen verfijning van participatie. Dit is de essentie van vertrouwen. Zien dat jouw bijdrage ertoe doet, is de sterkste vorm van legitimiteit die een overheid kan bieden.

Vertrouwen vraagt om lef

Participatie die aan vertrouwen bouwt, vraagt om een andere houding. Minder regie vanuit angst. Meer openheid vanuit moed.

Durf te zeggen wat je weet en wat je niet weet. Durf te laten zien welke keuzes moeilijk zijn. Durf inwoners mee te nemen in de echte essenties van het vraagstuk.

Transparantie is geen kwetsbaarheid. Het is leiderschap.

Een uitnodiging voor jouw volgende traject

Wil je dat inwoners vertrouwen hebben in jouw besluitvorming? Begin dan niet bij de perfecte planning. Begin bij het openen van het proces. Nodig mensen vroeg uit. Leg helder uit welke invloed ze hebben. Zorg dat terugkoppelen net zo belangrijk wordt als ophalen.

Gebruik een werkwijze die transparantie vanzelfsprekend maakt, niet extra belastend. En vertrouw erop dat de kwaliteit van het proces belangrijker is dan de strakheid ervan. 

Auteur: Margriet Twisterling
adviseur online participatie

_{Fotocredit: Pixabay Curious Colletibles}